Ce qui est nouveau
dans Signifio

Factures

• Factures SH-{code}-AAAA-NNNN émises depuis un mandat, numérotées par bureau et par année
• Relevé par ligne : honoraires, débours taxables et non taxables, avec TPS et TVQ calculées sur chaque ligne
• Les numéros de TPS et de TVQ de l'étude sont requis pour émettre une facture
• Nouvelle présentation, au même style que les reçus : cartes Facturé à, Mandat et Taxes, total à payer et détail des services
• Le statut courant s'affiche sur le document : à payer, en retard, partielle, payée, créditée ou annulée

Paiements et remboursements

• Paiements partiels ou du solde, par Interac, chèque, virement, comptant, carte ou autre
• Trop-perçu accepté seulement sur confirmation
• Remboursements, et annulation d'une opération saisie par erreur, avec un motif
• Chaque paiement produit un reçu REC- et chaque remboursement un reçu RMB-

Notes de crédit

• NC-{code}-AAAA-NNNN par montant, par pourcentage ou pour tout le solde, ventilées entre TPS et TVQ
• Une facture émise ne se modifie pas : la correction passe par une note de crédit

Documents et suivi

• Factures, reçus et notes de crédit en PDF figés, avec empreinte SHA-256 vérifiée avant chaque téléchargement ou envoi
• Envoi par courriel avec le PDF joint ; un double clic n'envoie pas deux fois
• Notes internes, duplication d'une facture, compte du client (ses autres factures et son solde total)
• Journal financier en ajout seulement et historique des envois

Accès partagé

• Depuis le détail d'une notification, accordez un accès personnel au portail à une autre personne (par exemple, l'avocat ou un collègue du destinataire)
• Deux droits : lecture seule (documents) ou lecture et réponse (documents et messages à l'expéditeur)
• La personne reçoit son propre lien et un code à usage unique à sa propre adresse
• Les messages envoyés par cet accès lui sont attribués
• Révocable en tout temps ; chaque octroi et chaque révocation sont scellés dans la chaîne de preuves
• Partager l'accès ne change pas le destinataire de la notification ; le courriel envoyé à la personne le précise

Échanges

• Dans un mandat d'étude, les réponses, contestations et messages du destinataire sont regroupés dans l'onglet Échanges
• Pour un mandat d'étude, le destinataire peut proposer une adresse de signification ; l'étude la valide avant de l'ajouter au dossier

Pour qui

• Les études d'huissiers de justice dont l'organisation et les huissiers sont vérifiés (numéro de permis). L'étude demande l'activation depuis Mon étude ; l'espace s'ouvre après approbation

Mandats

• Types : signification, constat, exécution, recouvrement ou autre
• Urgence normale, urgente ou le jour même, avec échéance
• Un ou plusieurs destinataires, chacun avec ses adresses
• Assignation à un huissier actif de l'étude, puis suivi par statut : reçu, assigné, en traitement, exécuté, complété
• Bureaux : rattachez les mandats et les factures au bureau qui les traite, avec son propre code émetteur

Diligences et procès-verbaux

• Chaque tentative est consignée : date, adresse, résultat (signifié, absent, introuvable, refus, adresse inexistante) et mode de remise
• Procès-verbal de signification ou de diligence produit à partir des diligences, signé par l'huissier
• Pièces versées au dossier, téléchargeables par l'étude

Traçabilité

• Chaque événement du mandat est inscrit au journal de l'étude, en ajout seulement et scellé
• Les données d'une étude ne sont jamais visibles par une autre étude

Site de l'étude

• Les mandats peuvent arriver du site public de l'étude (formulaire Mandat express) par l'API, avec un numéro de suivi remis au client

Où la recherche est offerte

• À l'inscription : retrouvez votre entreprise dans les registres publics (facultatif). L'adresse publiée au registre fédéral peut préremplir le formulaire
• Fiches entreprises : bouton Rechercher dans les registres officiels pour créer ou compléter une fiche à partir des renseignements publiés
• Formulaire d'envoi et parcours guidé : panneau Adresse d'une entreprise (REQ / registre fédéral) pour choisir l'adresse d'un destinataire corporatif

Sources

• Registraire des entreprises du Québec (REQ) et Corporations Canada, dans leurs versions publiées
• Recherche par nom, NEQ, numéro de société fédéral ou BN9
• La source de chaque renseignement est indiquée (REQ ou Corporations Canada)

Bon à savoir

• La consultation porte sur les renseignements d'entreprise publiés ; vérifiez l'adresse retenue avant d'envoyer
• Le rôle lecture seule ne prépare pas d'envoi et n'accède donc pas au panneau d'adresse corporative
• Le nombre de recherches est limité sur une courte période pour protéger le service

Ce qui est nouveau

• Pleine largeur, deux colonnes : la gestion à gauche, la capacité, l'aide et la FAQ à droite
• Quatre indicateurs : membres actifs, places utilisées, invitations en attente et répartition des rôles
• Membres : avatar, rôle, profession, date d'arrivée, dernière connexion et statut (Actif, Jamais connecté, Inactif depuis 30 jours ou plus, Compte désactivé), avec recherche, filtre par rôle et tri
• Fiche détaillée d'un membre : invitation d'origine et historique des changements de rôle
• Changer un rôle directement depuis la carte, avec une confirmation avant l'application

Invitations

• Suivi des invitations en attente, acceptées, expirées et révoquées, avec l'expéditeur, les dates, l'expiration et le nombre de renvois
• Une invitation ne donne toujours aucun accès tant que la personne ne l'a pas explicitement acceptée (valide 48 h, usage unique)

Rôles, capacité et suivi

• Matrice des rôles comparant le propriétaire, les administrateurs, gestionnaires, utilisateurs et lecteurs. Elle ne liste que les règles réellement appliquées
• Les descriptions des rôles ont été corrigées pour refléter exactement ce que chacun peut faire
• Capacité : membres, places réservées par invitation et places disponibles, avec un lien vers les forfaits quand l'équipe est pleine
• Activité récente : les dix derniers événements de l'équipe (invitations, acceptations, révocations, changements de rôle, retraits)
• Questions fréquentes avec recherche et liste « Bien démarrer » pour les nouvelles équipes

Droits

• Le journal d'activité, les invitations et l'historique des rôles sont réservés au propriétaire et aux administrateurs
• Seul le propriétaire peut nommer, modifier ou retirer un administrateur

Ce qui est nouveau

• Vues par mois et par semaine, avec impression soignée
• Événements récurrents : quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou annuels
• Rappels automatiques avant l'événement
• Invitations aux membres de votre organisation, qui répondent directement (accepter ou refuser)
• Fuseaux horaires pris en charge
• Widget du tableau de bord pour voir vos prochains événements
• Export ICS (Outlook, Google, Apple) et export CSV (Excel)

Droits

• Les rôles de l'équipe sont respectés : un membre en lecture seule consulte sans modifier
• Vos événements existants ont été conservés

Pour commencer

• Ouvrez Calendrier, puis créez votre premier événement

Ce qui est nouveau

• Liez une notification à un dossier depuis la notification, ou associez-la depuis le dossier
• Depuis un dossier, la liste des notifications liées affiche leur statut et donne accès à leur preuve
• Depuis une notification, les dossiers associés sont visibles et cliquables

Pourquoi c'est utile

• Un dossier raconte toute l'histoire : envois, accusés de réception et réponses au même endroit
• Fini la recherche manuelle d'une notification dans une longue liste
• Vos notifications existantes déjà rattachées à un dossier ont été reprises automatiquement

Droits

• Seuls les membres autorisés de votre organisation voient les liens, selon leur rôle

Ce qui est nouveau

• Fiches entreprise complètes, consultables en un coup d'œil
• Dirigeants et administrateurs avec leur historique : date de début, date de fin et corrections tracées
• Classes et informations corporatives regroupées au même endroit
• Export des informations d'une entreprise

Droits et confidentialité

• Le propriétaire de la fiche et, selon leur rôle, les propriétaires, administrateurs, gestionnaires et lecteurs de son organisation y ont accès
• Les utilisateurs d'une autre organisation ne voient jamais vos entreprises
• Les identifiants sensibles sont chiffrés au repos

Pour commencer

• Rendez-vous dans Entreprises, puis créez une première fiche

Ce qui est nouveau

• Reçus de paiement et de remboursement en PDF, avec un numéro permanent
• État de compte client imprimable en PDF et exportable en CSV, avec une mise en page professionnelle
• Factures d'acompte déductibles de la facture finale
• Crédit au compte client : les trop-perçus et les crédits disponibles s'appliquent aux autres factures
• Transfert de crédit d'une facture à une autre, y compris le crédit né d'une note de crédit
• Lignes de rabais négatives à la modification d'une facture

Reçus

• Chaque paiement et chaque remboursement confirmé dispose d'un bouton « Reçu » dans l'historique de la facture, côté administration comme côté client
• Numérotation permanente et unique : REC-AAAA-NNNNN pour un paiement, RMB-AAAA-NNNNN pour un remboursement. Le numéro est attribué à la première consultation et ne change jamais
• Le reçu présente le montant, le mode de paiement, la référence de transaction, la ventilation sous-total / TPS / TVQ, la situation de la facture et le solde après l'opération
• Un reçu de remboursement indique son motif et le paiement d'origine
• Une opération annulée n'a pas de reçu valide : la page l'indique clairement avec le motif
• Un client ne peut consulter que ses propres reçus

État de compte

• Accessible depuis la page Facturation du client (bouton « État de compte ») et, côté administration, depuis la fiche client et chaque facture
• Résumé financier : solde d'ouverture, factures émises, notes de crédit, paiements reçus, remboursements et solde de clôture, avec le solde à payer mis en évidence et la prochaine échéance
• Détail des mouvements : date, type, référence, description, débit, crédit et solde courant. Les opérations annulées figurent pour mémoire, sans effet sur le solde
• Factures ouvertes avec leur situation (à échoir, en retard de X jours) et vieillissement des comptes : courant, 1 à 30, 31 à 60, 61 à 90 et 90 jours et plus
• Période au choix (année en cours, 12 derniers mois, année précédente, tout le compte ou dates libres)
• Mise en page PDF professionnelle : en-têtes de colonnes répétés sur chaque page, en-tête courant à partir de la page 2, pagination « Page X de Y », pied de page uniforme, aucun titre isolé en bas de page
• Export CSV compatible Excel
• Le solde de l'état de compte est rapproché automatiquement avec la somme des soldes de factures

Acomptes

• Lors de la création d'une facture, cochez « Facture d'acompte » : le PDF porte alors le titre *Facture d'acompte*
• Une fois l'acompte payé, le bouton « Déduire un acompte » de la facture finale ajoute la ligne *Acompte reçu — facture d'acompte SIG-…*
• La déduction est faite avant taxes : la TPS et la TVQ de la facture finale sont calculées sur le montant net
• Un acompte ne peut être déduit qu'une seule fois, uniquement s'il est entièrement payé et pour le même client. La déduction peut être retirée tant que la facture finale est modifiable

Crédit au compte et transferts

• Un trop-perçu sur une facture, qu'il vienne d'un paiement en trop ou d'une note de crédit émise sur une facture déjà payée, devient un crédit au compte du client
• « Transférer le crédit » sur la facture qui a le crédit : choisissez la facture à créditer et le montant
• « Appliquer le crédit au compte » sur une facture à payer : provenance automatique (trop-perçus les plus anciens d'abord) ou facture précise
• Sur la fiche client : appliquer tout le crédit au compte aux factures ouvertes, de la plus ancienne échéance à la plus récente
• Un transfert ne peut dépasser ni le crédit disponible ni le solde dû de la facture cible, et ne se fait qu'entre factures du même client
• Chaque transfert crée deux opérations liées (crédit transféré / crédit appliqué). Le montant total encaissé du client ne change pas : seule son imputation change
• Un transfert ne se supprime pas : il s'annule avec un motif, et les deux opérations restent visibles
• Une facture qui a des transferts actifs ne peut pas être annulée tant qu'ils n'ont pas été annulés

Rabais sur facture

• Dans « Modifier la facture », une ligne peut avoir un prix négatif (ex. « Crédit 25 % » à −14,16 $). La TPS et la TVQ sont recalculées sur le sous-total net
• Garde-fous : au moins une ligne positive, un total qui reste supérieur à zéro, et jamais inférieur au montant déjà encaissé
• Pour une facture déjà envoyée ou payée, la note de crédit reste le moyen recommandé : elle constitue un document distinct

Traçabilité

• Transferts, acomptes, reçus et consultations d'états de compte sont consignés au journal financier et au journal d'audit : qui, quand, montant, solde avant et après, et motif
• Les montants de trésorerie (taxes perçues, contrôle de cohérence des paiements) tiennent compte des transferts de crédit et ignorent les opérations annulées

Ce qui est nouveau

• Notes de crédit (avoirs) : un avoir peut maintenant être émis à partir d'une facture existante, en total ou en partie
• Remboursements : enregistrement d'un remboursement total ou partiel, lié au paiement d'origine
• Annulation d'un paiement saisi par erreur : le paiement reste visible dans l'historique avec son motif, sa date et son auteur
• Paiements multiples et partiels : une facture accepte plusieurs paiements (Interac, virement, carte, chèque, autre), avec la date réelle de chaque paiement
• Résumé financier sur chaque facture : facture originale, paiements reçus, avoirs émis, remboursements effectués et solde restant (ou trop-perçu)

Notes de crédit

• Un avoir est un document distinct, avec son propre numéro (NC-AAAA-NNNNN), rattaché à la facture d'origine. La facture déjà émise n'est jamais modifiée rétroactivement
• Façons de créditer :
• un pourcentage de la facture (10 %, 25 %, 50 %, 100 % ou un autre pourcentage)
• un montant fixe avant taxes
• une ou plusieurs lignes de crédit personnalisées
• le solde admissible restant
• Motif obligatoire : erreur de facturation, remboursement, service non rendu, rabais commercial, annulation ou autre
• TPS et TVQ calculées automatiquement sur le montant crédité, avec un aperçu en direct avant l'émission. Le dernier crédit reprend exactement le solde des taxes de la facture
• Plafond : un crédit ne peut jamais dépasser le montant encore admissible de la facture
• PDF officiel de l'avoir : montants en négatif, facture d'origine, motif et mention que l'avoir réduit le montant de la facture
• L'avoir peut être envoyé au client par courriel dès son émission, et il apparaît dans la section Facturation du client
• Un avoir ne se supprime pas : il peut être annulé avec un motif, et le crédit est alors retiré de la facture d'origine (l'avoir reste au dossier)
• Les montants négatifs sont réservés aux avoirs : ils sont refusés sur les factures ordinaires

Paiements, remboursements et annulations

• Remboursement : date, montant, mode, référence de transaction et motif. Il est rattaché au paiement d'origine et ne peut pas dépasser le montant encaissé
• Paiement saisi par erreur ou non encaissé : il est annulé (et non effacé). Un paiement réellement reçu se règle par un remboursement, jamais par une suppression
• Un paiement par carte déjà encaissé, ou déjà remboursé, ne peut pas être annulé : il faut le rembourser
• Trop-perçu : un montant supérieur au solde est refusé par défaut. Il doit être accepté explicitement, puis il apparaît clairement sur la facture jusqu'à son remboursement
• Une facture qui a des paiements encaissés ou des avoirs actifs ne peut pas être annulée tant qu'ils n'ont pas été traités
• Les actions « Marquer payée » et « Confirmer Interac » encaissent maintenant le solde réellement dû (après avoirs et paiements déjà reçus), et non plus le total brut de la facture

Soldes et statuts

• Tableau de synthèse affiché sur chaque facture : facture originale, paiements reçus, avoirs émis, remboursements effectués, solde restant
• Exemple : facture de 103,27 $ payée, avoir de 25,82 $ émis, remboursement de 25,82 $ effectué → solde restant 0,00 $
• Un statut principal unique est calculé automatiquement : brouillon, envoyée, partiellement payée, payée, en retard, créditée intégralement, remboursée ou annulée
• Les situations complémentaires s'affichent en étiquettes à côté du statut (partiellement créditée, partiellement remboursée, trop-perçu, en retard), pour éviter tout statut contradictoire
• Le montant à payer affiché au client (page de paiement, paiement par carte, ententes de paiement) tient compte des avoirs émis

Traçabilité comptable

• Un journal financier en ajout seulement conserve chaque opération : qui l'a faite, quand, le montant, le solde avant et après, le motif, la facture et le paiement concernés ainsi que la référence de transaction
• Aucune opération financière confirmée n'est supprimée : une correction ajoute une nouvelle opération (annulation, remboursement, avoir) au lieu d'effacer l'ancienne
• Chaque paiement et remboursement indique le solde avant et après l'opération
• Les opérations sont aussi consignées au journal d'audit de la facture

Rapports et trésorerie

• Les soldes dus, les créances, le vieillissement, les relances d'échéance et les ententes de paiement tiennent compte des avoirs
• Les taxes (TPS/TVQ) facturées sont nettes des notes de crédit ; les montants encaissés et à remettre sont calculés sur la facture après avoirs

Sécurité et fiabilité

• Chaque opération financière s'exécute dans une transaction atomique avec verrouillage de la facture : deux opérations simultanées ne peuvent pas fausser un solde
• Les actions de paiement, de remboursement et d'avoir sont réservées à l'administrateur et protégées par jeton CSRF
• Un contrôle d'accès a été renforcé sur d'anciennes actions de la page de facture côté client, qui sont maintenant réservées à l'administrateur

Bon à savoir

• Les factures existantes ne sont pas modifiées : leurs statuts et montants restent identiques
• Les reçus de paiement, l'état de compte client (avec export CSV), les acomptes, le crédit au compte et le transfert de crédit entre factures ont depuis été ajoutés : voir l'entrée « Reçus, état de compte, acomptes et crédit au compte »

Nouveau panneau d'administration

• Un écran Maintenance des envois permet de suspendre temporairement les envois sortants pour tous les clients, le temps d'une mise à jour
• Deux interrupteurs indépendants :
• Bannière d'annonce : prévient les utilisateurs à l'avance, sans rien bloquer
• Blocage des envois : suspend réellement les envois, au choix immédiatement ou sur une fenêtre horaire programmée (début / fin)
• Message de bannière personnalisable, avec un texte automatique par défaut (ex. « Maintenance prévue le … de … à … »)

Pendant une maintenance

• Les pages d'envoi, la vérification avant envoi et les relances en lot affichent un message clair et sont temporairement indisponibles
• Les notifications déjà programmées et l'historique ne sont pas affectés

Bon à savoir

• Les heures sont interprétées à l'heure du Québec
• La fonction est réservée à l'administration de la plateforme

Bordereau PDF autonome

• Générez un bordereau de notification distinct du certificat de preuve, au format endos (colonne étroite, centrée, une seule page)
• Accessible depuis le détail d'une notification (bouton Bordereau) et imprimable ou enregistrable en PDF
• Conforme aux articles 110, 133 et 134 C.p.c.

Contenu du bordereau

• En-tête « À l'attention de » et formule de notification
• Tableau des parties: destinataire, expéditeur (avec coordonnées et référence), nom des parties, numéro de cour, nature du document, lieu et date
• Section Information relative au document notifié: format et taille de chaque pièce jointe
• Avis de confidentialité bilingue (français et anglais)
• Formule de confirmation de réception et salutations

Dans le courriel de notification

• Le bordereau peut être ajouté directement au courriel envoyé au destinataire lorsque l'option est cochée
• Les sauts de ligne du message sont désormais préservés à l'affichage

Bon à savoir

• Les champs du bordereau proviennent des informations saisies à l'envoi; « Nom des parties » et « Numéro de cour » s'affichent toujours, avec un tiret lorsqu'ils sont vides
• Le document reprend la mise en forme sobre d'un endos de greffe (texte noir, bordures fines, bandeaux gris)