Module Études d'huissiers Nouveau
Recevez les mandats, assignez-les à vos huissiers, consignez chaque diligence, produisez le procès-verbal et facturez, dans le même espace que vos preuves Signifio. Chaque étape est inscrite dans un journal scellé.
Pour qui
Le module s'ouvre pour l'organisation d'une étude d'huissiers de justice, après vérification de sa fiche et de ses huissiers.
L'étude crée son organisation Signifio, puis remplit sa fiche : dénomination, NEQ, adresse, coordonnées, numéros de TPS et de TVQ. Ces renseignements figurent sur ses procès-verbaux et ses factures.
Signifio vérifie la fiche et les huissiers de l'étude (numéro de permis). Le module s'ouvre une fois la fiche approuvée. Seuls le propriétaire et les administrateurs de l'étude peuvent la modifier.
La fiche est revue tous les six mois. Un huissier dont le permis n'est pas vérifié, dont la revue est échue ou qui est suspendu ne peut pas recevoir de mandat.
Mandats
Signification, constat, exécution, recouvrement ou autre. Urgence normale, urgente ou le jour même, avec une échéance.
Un ou plusieurs destinataires par mandat, chacun avec ses adresses. Le destinataire peut proposer une autre adresse de signification ; l'étude la valide avant de l'ajouter.
Un gestionnaire de l'étude assigne le mandat à un huissier actif (permis vérifié, revue à jour), puis le mandat suit ses étapes : reçu, assigné, en traitement, exécuté, complété.
Rattachez les mandats et les factures au bureau qui les traite. Chaque bureau a son propre code émetteur pour la numérotation des factures.
Les réponses, contestations et messages du destinataire sont regroupés dans l'onglet Échanges du mandat.
Le formulaire public de l'étude (Mandat express) peut déposer les mandats directement par l'API. Le client reçoit un numéro de dossier pour suivre son mandat en ligne.
Diligences et procès-verbaux
L'huissier de justice signifie et signe. Signifio documente chaque tentative et conserve la preuve de ce qui a été fait.
Date et heure, adresse, résultat (signifié, destinataire absent, introuvable, réception refusée, adresse inexistante, autre) et mode de remise : en mains propres, au domicile à une personne raisonnable, à la place d'affaires, à un dirigeant ou agent de la personne morale, par moyen technologique.
Le procès-verbal de signification, ou de diligence lorsque la signification n'a pas eu lieu, est produit à partir des diligences consignées et signé par l'huissier. Les pièces sont versées au dossier du mandat, que l'étude peut télécharger.
Facturation de l'étude
Honoraires, débours taxables et non taxables, avec TPS et TVQ calculées sur chaque ligne. Numérotation par bureau et par année.
Paiements partiels ou du solde, remboursements et annulation d'une opération saisie par erreur, toujours avec un motif. Chaque opération produit un reçu numéroté.
Une facture émise ne se modifie pas : la correction passe par une note de crédit, par montant, par pourcentage ou pour tout le solde.
Factures, reçus et notes de crédit en PDF figés, avec une empreinte SHA-256 vérifiée avant chaque téléchargement ou envoi.
Le document part avec son PDF joint. Un double clic n'envoie pas deux fois ; chaque envoi est journalisé.
Notes internes, duplication d'une facture, compte du client avec ses autres factures et son solde total, journal financier.
Traçabilité
Chaque événement du mandat est inscrit au journal de l'étude, en ajout seulement. Une modification après coup serait détectable.
Les mandats, diligences et factures d'une étude ne sont jamais visibles par une autre étude.
Les gestionnaires de l'étude encaissent, créditent et envoient ; les autres membres travaillent sur les mandats sans toucher aux finances.
Questions fréquentes
Non. Le procès-verbal reste l'acte de l'huissier de justice, qui le signe. Le module l'aide à le produire à partir des diligences consignées, et Signifio conserve la preuve de ce qui l'entoure.
Non. Le module s'ouvre après l'approbation de la fiche de l'étude. Les autres fonctions de Signifio (envoi certifié, dossiers, preuves) restent accessibles à tout compte.
Oui pour émettre une facture d'étude : les numéros de TPS et de TVQ de l'étude doivent figurer sur sa fiche.
Oui, par l'API de Signifio : le formulaire de votre site dépose le mandat et remet au client un numéro de dossier. C'est ainsi que fonctionne le site de notre étude, Signifio Huissiers.
Votre première communication certifiée est gratuite. Aucune carte de crédit requise.